Trang chủ Diễn đàn Bước đột phá của Ban chương trình Hội nghị VCCA-2011

Bước đột phá của Ban chương trình Hội nghị VCCA-2011

GS.TSKH. Phạm Thượng Cát
Trưởng Ban chương trình Hội nghị VCCA-2011

Nhằm phát triển lĩnh vực điều khiển học và công nghệ tự động hóa phục vụ cho sự phát triển của đất nước, Hội Tự động hóa Việt Nam đã quyết định tổ chức Hội nghị toàn quốc về Điều khiển và Tự động hóa VCCA hai năm một lần. Hội nghị VCCA-2011 là Hội nghị đầu tiên và các Hội nghị VCCA tiếp theo sẽ được tổ chức vào các năm lẻ 2013, 2015 … Địa điểm tổ chức Hội nghị dự kiến sẽ luân phiên tổ chức ở 3 miền Bắc - Trung -  Nam của đất nước.

Ngay từ phiên họp đầu tiên vào tháng 5/2011, Ban tổ chức hội nghị đã lấy chất lượng khoa học là ưu tiên số 1 và trọng tâm là phục vụ tốt nhất cho các đại biểu tham dự  Hội nghị. Ngoài ra Hội nghị còn đặt mục tiêu phấn đấu tiếp cận đến phương thức tổ chức Hội nghị hiện đại như các Hội nghị khoa học khu vực và quốc tế.  Chính vì vậy trách nhiệm của Ban chương trình phải làm sao bảo đảm  thu nhận được các bài báo khoa học của đông đảo các nhà khoa học, nghiên cứu sinh trên toàn quốc và tổ chức phản biện đánh giá được chất lượng khoa học, các đóng góp mới của từng công trình và lựa chọn được các bài đảm bảo chất lượng vào trong tuyển tập của Hội nghị. Để bảo đảm các yêu cầu trên Hội nghị cần phải làm tốt các công việc sau:

* Xây dựng được các chủ đề (topics) chính của Hội nghị có nội dung khoa học tiên tiến đang được thế giới quan tâm và phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của Việt Nam.

* Tập hợp được đông đảo các chuyên gia hàng đầu thuộc lĩnh vực Điều khiển và Tự động hóa trên toàn quốc tham gia vào Ban chương trình.

* Tổ chức công tác nhận bài, phân công phản biện, các tiêu chí đánh giá, xét chọn, hoàn thiện bài một cách khoa học và tiện lợi nhất cho từng tác giả và ủy viên phản biện theo các thông lệ của các Hội nghị khoa học quốc tế.

* Biên tập các ấn phẩm Hội nghị  tiếp cận đến chất lượng của các ấn phẩm Hội nghị khoa học quốc tế.


Về xây dựng các chủ đề của Hội nghị:

Hội nghị VCCA-2011 đã lựa chọn được 46 chủ đề tập trung vào ba mảng chỉnh là Điều khiển học, Công nghệ tự động hóa và Ứng dụng. Các chủ đề này được lựa chọn từ các Hội nghị quốc tế về Điều khiển và Tự động hóa như ICCA (IEEE International Conference on Control and Automation), ICARCV (International Conference on Control, Automation, Robotics and Vision) nhưng phù hợp với tình hình thực tế của lĩnh vực diều khiển và tự động hóa của Việt Nam. Việc lựa chọn đúng các chủ đề của Hội nghị là điểm khởi đầu của thành công vì nó đã thu hút được các báo cáo của đông đảo các cán bộ nghiên cứu trên toàn quốc. Đã có 206 bài của 312 tác giả từ trong và ngoài nước ngoài gửi tới bao phủ hết cả 46 topics của Hội nghị. Số tác giả nước ngoài tham gia là 11 người trong đó có 01 GS sẽ đến và đọc bài báo cáo mời tại phiên toàn thể.


Thành phần của Ban Chương trình:

Ban chương trình được thành lập trên cơ sở quyết định tổ chức Hội nghị của Chủ tịch Hội Tự động hóa Việt Nam và danh sách các ủy viên Ban chương trình đã được lãnh đạo Hội thông qua. Hội nghị VCCA-2011 đã được đông đảo các chuyên gia đầu ngành của Việt Nam trong lĩnh vực điều khiển và tự động hóa ủng hộ. Ban chương trình Hội nghị VCCA-2011 gồm các GS, PGS, TS và TSKH là các thày, cô, cán bộ nghiên cứu dày dạn kinh nghiệm ở các Viện và Trường đại học trên mọi miền đất nước trong đó ngoài Hà Nội, Tp. HCM, Đà Nẵng còn có các chuyên gia từ các trường đại học Cần Thơ, Quy Nhơn, Thái Nguyên, Hải Phòng…tham gia. Số lượng ủy viên tham gia tích cực vào các công việc phản biện là 48. Việc tham gia vào Ban chương trình hoàn toàn tự nguyện nên các ủy viên thực sự tâm huyết với Hội nghị đã dành nhiều thời gian, công sức và nỗ lực hoàn thành khối lượng công việc phải biện để bảo đảm tiến độ của Hội nghị. Sự đóng góp to lớn của 48 ủy viên này đã góp phần quyết định cho sự thành công của Hội nghị.


Hoạt động on-line qua mạng Internet:

Để hội nhập khu vực và thế giới, ngoài việc xây dựng các trang web quảng bá, Hội nghị VCCA-2011 đã mạnh dạn áp dụng hình thức quản lý, tiếp nhận bài và tổ chức công tác phản biện, giao dịch qua mạng Internet tới từng tác giả và ủy viên phản biện với sự hỗ trợ của EasyChair. EasyChair là một hệ thống quản lý hội nghị khoa học rất linh hoạt, dễ sử dụng và dễ thích ứng cho nhiều dạng hội nghị khoa học khác nhau. Theo thống kê đến nay đã có trên 12.000 hội nghị khoa học trên thế giới đã được tổ chức với sự hỗ trợ của EasyChair. Từ trước đến nay việc tổ chức Hội nghị khoa học trong nước thường được làm thủ công nên cần nhiều thời gian và tốn công sức của nhiều người trong các ban bệ của Hội nghị. Việc sử dụng EasyChair cho tổ chức Hội nghị VCCA-2011 là bước đột phá trong việc tiếp cận đến công nghệ tổ chức Hội nghị khoa học hiện hành trên thế giới. Thực chất nếu không sử dụng EasyChair thì Hội Tự động hóa Việt Nam sẽ không thể thực hiện được khối lượng công việc đồ sộ của một Hội nghị quốc gia trong vòng 6 tháng.  Do các hoạt động chính của Ban chương trình đều được thực hiện  on-line trên một nền cơ sở dữ liệu thống nhất nên Hội nghị VCCA-2011 đã tạo ra được một môi trường rất thuận lợi, tiện dụng, nhanh chóng và chính xác cho từng tác giả, từng ủy viên phản biện và cho các công việc quản lý giám sát, thống kê, giao dịch, thông báo chi tiết kết quả phản biện và biên soạn các ấn phẩm của Hội nghị vv… Tác giả khi đăng ký tài khoản (account) và upload báo cáo của mình vào cơ sở dữ liệu (CSDL) của EasyChair đều qua các bước khai báo chi tiết về bản quyền, các thông tin cá nhân, chọn các chủ đề phù hợp của bài báo từ danh sách các chủ đề của Hội nghị. Việc quả lý đầy đủ các thông tin của một bài báo trên một cơ sở dữ liệu on-line thống nhất làm cho việc tìm kiếm, thống kê, phân loại cũng như các tác vụ của công tác phản biện trở nên dễ dàng và chính xác. Tương tự như vậy mỗi ủy viên khi tự nguyện tham gia Ban chương trình đều được cấp một tài khoản bảo mật trong EasyChair và có thể lựa chọn các topics của Hội nghị mà mình quan tâm có thể phản biện các bài có cùng topics đó. Các thông tin này đều được EasyChair đưa vào cơ sở dữ liệu giúp cho việc phân công phản biện được đúng người và đúng bài hơn. Từ 206 bài nộp Ban chương trình đã rà soát lại các bài nộp về nội dung và hình thức và đã loại 15 bài trùng lặp do các tác giả thao tác nộp bài on-line nhầm hai lần hoặc bài không hợp quy còn 191 bài để phân công cho các ủy viên Ban chương trình phản biện. Mỗi báo cáo ở Hội nghị VCCA-2011 có hai phản biện kín độc lập. Bên cạnh việc sử dụng Hệ thống EasyChair, Ban chương trình đã xây dựng một trang web của Hội nghị nhằm thông báo, hướng dẫn các tác giả, các đại biểu và quảng bá hình ảnh của Hội nghị ở https://sites.google.com/site/vcca2011/ .


Về việc phân công phản biện:

Quy trình phân phản biện dưới sự hỗ trợ của EasyChair được thực hiện như sau:

* Bước 1: Mỗi ủy viên Ban chương trình qua EasyChair có thể truy cập vào danh sách các bài nộp và lựa chọn các bài mình muốn phản biện, các bài có thể phản biện và các bài không muốn phản biện.

* Bước 2: Kích hoạt để EasyChair đưa ra danh sách phân công phản biện dựa trên các thông tin có trong CSDL về độ trùng nhau của các topics (của báo cáo và của ủy viên) và các lựa chọn ở Bước 1 của từng ủy viên. Trong danh sách này EasyChair còn liệt kê các phương án dự phòng và các bảng biểu hỗ trợ cho quyết định của Ban chương trình.

* Bước 3: Thường trực Ban chương trình (gồm 3 đồng trưởng Ban chương trình) họp xem xét lại phương án đề xuất  cho từng bài của EasyChair, xem lại nội dung bài báo, kết hợp với sự hiểu biết về chuyên môn của các ủy viên, tiến hành hiệu chỉnh và chốt lại danh sách phân công.

* Bước 4: Trên cơ sở danh sách đã chốt dưới sự hỗ trợ của EasyChair, trưởng Ban chương trình qua e-mail gửi thông báo danh sách các bài cần phản biện tới từng ủy viên phản biện và hướng dẫn cách truy cập các bài và phiếu phản biện on-line.

Với sự kết hợp giữa EasyChair và thường trực Ban chương trình, việc phân công phản biện đã được thực hiện nhanh chóng phù hợp với từng người, từng bài một cách tốt nhất có thể.


Các tiêu chí đánh giá, nhận xét và phản biện:

Việc phản biện được thực hiện theo các tiêu chí của EasyChair đã được nhiều Hội nghị khoa học quốc tế áp dụng đó là đánh gía bằng điểm số và nhận xét góp ý bằng lời cho các tác giả và cho riêng Ban chương trình. Việc phản biện có thể thực hiện on-line hoặc off-line tùy từng ủy viên.


Về đánh giá bằng điểm theo 4 nội dung sau:

* Đánh giá về chất lượng khoa học của bài: 8 mức.

* Phản biện tự đánh giá về độ tin cậy của điểm chất lượng mình cho: 5 mức.

* Đánh giá điểm hình thức và bố cục của bài báo: 5 mức.

* Phản biện tự  đánh gía về mức độ đọc chi tiết và hiểu kỹ nội dung bài báo của mình: 4 mức.

Điểm của trung bình bài báo được EasyChair tính ra trên cơ sở tổng hợp có trong số các điểm nêu trên. Về nhận xét bằng lời thì các phản biện có thể viết chi tiết nhận xét đánh giá của mình vào phiếu phản biện và có thể kèm theo các file nhận xét minh họa thêm. Phần này EasyChair sẽ gửi qua e-mail cho từng tác giả của bài.

Công tác phản biện được EasyChair hỗ trợ qua mạng rất tiện lợi cho các ủy viên. Các form nhận xét được EasyChair soạn sẵn cụ thể cho từng bài, từng ủy viên và các ủy viên chỉ cần điền điểm và ghi ý kiến nhận xét của mình vào các vùng quy định. Việc upload nhận xét có thể thực hiện qua mạng bất cứ lúc nào và có thể sửa đổi bổ sung tùy ý trong thời hạn quy định.

Sau khi đã có đủ hai ý kiến phản biện cho mỗi bài, EasyChair sẽ tính điểm trung bình cho từng bài và lên danh sách sắp xếp thứ tự các bài có điểm trung bình từ cao đến thấp và thường trực Ban chương trình tiến hành họp để xem xét và quyết định bài nào được đăng. Thường trực Ban chương trình xem kỹ các ý kiến nhận xét, các điểm số của các ủy viên phản biện và nội dung bài báo và lưu ý cả các nhận xét riêng dành cho Ban chương trình. Với sự hỗ trợ đắc lực của EasyChair trong việc truy cập các thông tin cần thiết một cách nhanh chóng, công việc này đã được thực hiện đúng tiến độ.  Kết quả đã chọn ra được 135/191 bài đủ tiêu chuẩn trình bày tại Hội nghị. Như vậy chỉ có 70% bài nộp được chấp nhận trên cơ sở ý kiến của các phản biện và quyết định của thường trực Ban chương trình. Qua quá trình phản biện các ủy viên ban chương trình đã phát hiện ra một số bài đã copy ý tưởng của các bài nước ngoài một cách tinh vi, và một số bài đã được công bố ở các hội nghị khác, mặc dù khi nộp bài EasyChair yêu cầu người nộp xác nhận là các bài mới chưa công bố. Nhìn chung các ủy viên phản biện làm việc đều có trách nhiệm và nhiều ủy viên nhận xét phân tích đánh giá các điểm đóng góp mới, cũng như các tồn tại của các bài rất kỹ, góp ý dài hàng trang. Tuy nhiên cũng có một số ủy viên ngoài việc cho điểm thì nhận xét bằng lời cho bài báo rất cô đọng.


Thông báo và trao đổi kết quả phản biện với các tác giả:

Các ý kiến nhận xét, đánh giá của các ủy viên phản biện và kết luận của thường trực Ban chương trình được gửi đến các tác giả của từng bài qua e-mail. Với các bài được chấp nhận các tác giả cần hoàn thiện theo ý kiến nhận xét cả về nội dung và hình thức và upload lại bài hoàn thiện vào EasyChair. Các bài chưa được chấp nhận có thể có thể sử dụng các ý kiến phản biện để tiếp tục nghiên cứu, sửa đổi hoàn thiện để nộp cho các hội nghị lần sau.

Trường hợp tác giả có ý kiến không nhất trí với các ý kiến của phản biện thì thường trực Ban chương trình có trách nhiệm chuyển các ý kiến khiếu nại tới phản biện, chuyển ý kiến trả lời khiếu nại trở lại tới tác giả cho tới khi có sự nhất trí. Trường hợp cần thiết ban thường trực sẽ xem xét lại các ý kiến khiếu nại và có các hiệu chỉnh phù hợp. Cách làm này phù hợp với các thông lệ của các hội nghị khoa học quốc tế hiện nay.


Biên tập các ấn phẩm của Hội nghị:

Các ấn phẩm của Hội nghị bao gồm Chương trình Hội nghị, quyển Tóm tắt các báo cáo Hội nghị, CD Proceedings và bản in Kỷ yếu Hội nghị VCCA-2011.

Công tác biên tập các ấn phẩm của Hội nghị dựa trên các bài đã được các tác giả hoàn thiện upload lên EasyChair. Thường trực Ban chương trình rà soát lại lần cuối về nội dung và hình thức của các bài xem đã đáp ứng yêu cầu của CD Proceedings của Hội nghị chưa. Trường hợp cần hoàn thiện thêm thì thông báo trở lại cho các tác giả hoàn thiện và upload lại trong thời hạn quy định. Các báo cáo nào không hoàn thiện kịp đúng thời hạn sẽ không có trong CD Proceedings của Hội nghị. CD proceedings của Hội nghị được phát hành trước lễ khai mạc Hội nghị. Bản in Proceedings của Hội nghị sẽ được phát hành sau Hội nghị. Các bài nào không trình bày (no show) tại Hội nghị sẽ không được in trong bản in của Hội nghị theo các thông lệ quốc tế.

Trên cơ sở nội dung của 135 bài nghiên cứu đã hoàn thiện và 2 báo cáo mời,  Thường trực Ban chương trình đã họp và lên khung chương trình và chương trình chi tiết cho Hội nghị. Hội nghị tổ chức trong 2 ngày, với 4 phòng họp song song cho các tiểu ban và mỗi báo cáo có 20 phút để trình bày các kết quả nghiên cứu của mình. Sau khi xem xét kỹ các nội dung và nhóm các bài báo có cùng lĩnh vực vào một tiểu ban, chương trình Hội nghị có 17 tiểu ban trong đó mảng Điều khiển học có 8 tiểu ban và mảng Công nghệ Tự động hóa có 9 tiểu ban đươc trình bày trong 25 phiên họp trong đó có một phiên toàn thể. Đặc biệt Hội nghị có một phiên chuyên đề về “Điều khiển các phương tiện hàng hải” của Trường Đại học Tasmania Úc trình bày về các phương pháp mô hình hóa, mô phỏng và điều khiển các phương tiện trên biển như tàu biển, rô bốt ngầm dưới biển. Ngoài ra Hội nghị VCCA-2011 đặt vấn đề phấn đấu để đưa Điều khiển học về đúng vai trò của nó như một lĩnh vực khoa học trong chương trình nghiên cứu cơ bản của Nhà nước trong một diễn đàn chung.

Quyển Tóm tắt báo cáo của Hội nghị được biên tập cả hình thức và nội dung tiếp cận theo định dạng của cuốn “Conference Guide” của Hội nghị quốc tế về Điều khiển và Tự động hóa ICARCV.  Các tóm tắt báo cáo và chương trình chi tiết được biên tập cả tiếng Việt và tiếng Anh trong ấn phẩm này và sẽ được phát hành trước Hội nghị.

CD Proceedings sẽ được phát hành trước hội nghị được tích hợp với chương trình tìm kiếm bài như các CD Proceedings Hội nghị khoa học hiện hành. Quyển tuyển tập Hội nghị bản in sẽ được biên tập và in bìa cứng sau Hội nghị với đầy đủ các bài phát biểu của lãnh đạo các cấp trong lễ khai mạc Hội nghị và các báo cáo đã được trình bày trong Hội nghị.


Xét chọn bài đoạt các giải “Bài báo hay nhất”:

Hội nghị VCCA-2011 có xét chọn và trao các giải “Bài báo hay nhất” như các Hội nghị khoa học quốc tế thường làm. Trên cơ sở các đề xuất của các ủy viên phản biện và các bài có điểm số cao, Ban thường trực của Hội nghị xét và đề xuất 9 bài vào danh sách ứng viên  xét chọn cho các giải bài báo hay nhất. Quy trình xét chọn “Bài báo hay nhất” gồm các bước sau:

* Thành lập Hội đồng xét giải thưởng “Bài báo hay nhất” gồm 5 thành viên do chủ tịch Hội nghị làm chủ tịch Hội đồng và các thành viên được chọn từ Ban chương trình và Ban tổ chức.

* Hội đồng cho phản biện kín lại 9 bài ứng viên theo tiêu chí đánh giá của  “Bài báo hay nhất”. Mỗi bài có 2 phản biện. Vòng phản biện kín này được giấu tên các tác giả. Các bài lọt qua vòng này sẽ được các thành viên Hội đồng xét giải trực tiếp nghe và đánh giá cả về nội dung và phương pháp trình bày tại Hội nghị và được tham khảo ý kiến của Hội đồng cố vấn Hội nghị.

* Cuối Hội nghị, Hội đồng họp và lựa chọn các giải cho bài báo hay nhất.  Chứng chỉ “Bài báo hay nhất” được Chủ tịch Hội nghị và Chủ tịch Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam ký xác nhận.

* Lễ công bố và trao các giải “Bài báo hay nhất” được tổ chức tại lễ bế mạc của Hội nghị.


Kết luận:

Với các công việc mà Ban chương trình đã triển khai, Hội nghị VCCA-2011 đã tạo được bước đột phá, tiếp cận được công nghệ tổ chức Hội nghị hiện đại và đã thực sự hội nhập được với phương thức tổ chức Hội nghị khoa học trên thế giới. Cả tác giả và các ủy viên Ban chương trình đã được tiếp cận một công nghệ tiên tiến giúp tiết kiệm nhiều thời gian, công sức, giấy mực nhưng vẫn đảm bảo chất lượng phản biện, hiệu quả của công việc nhanh chóng và khoa học. Do vậy mặc dù thời gian công báo tổ chức Hội nghị không lâu nhưng Hội nghị VCCA-2011 đã thu hút được sự tham gia tích cực của đông đảo cán bộ khoa học nhất là các cán bộ trẻ trên toàn quốc, sự ủng hộ của hầu hết các chuyên gia đầu ngành trong lĩnh vực Điều khiển và Tự động hóa nước nhà. Các công việc của Ban chương trình đã được thực hiện một cách nhanh chóng và bảo đảm chất lượng cho các báo cáo được tuyển chọn, thực sự thúc đẩy cho sự phát triển khoa học công nghệ,  tạo tiền đề cho sự thành công của Hội nghị.

Qua việc tổ chức Hội nghị VCCA-2011, Hội Tự động hóa Việt Nam đã phá vỡ được sự trì trệ 6 năm trời của Hội nghị VICA,  mang lại một sinh khí mới cho cộng đồng Tự động hóa nước nhà, làm tiền đề cho các hoạt động khoa học về Điều khiển và Tự động hóa phát triển, phục vụ cho sự phồn thịnh của đất nước như tiêu chí của Hội nghị VCCA-2011 đặt ra ban đầu.

Số 132 (11/2011)♦Tạp chí tự động hóa ngày nay


Tin mới hơn:
Tin cũ hơn: